校长的语言能力包含口头表达和书面表达两方面。在学校，校长的口头表达无处不在，人们对校长口头表达能力的高低更敏感，相关评论也更多。但校长的书面表达凝结着校长的思考，它所起到的作用，往往是全局性的、持久性的。校长写作是校长管理行为和领导行为的重要组成部分，校长的许多思考、交流、指挥、引导、决策、评估，都是通过写作体现的。

据我观察，凡是优秀的校长，无不具有卓越的语言能力，且都是写作高手。我本人做校长20多年，每学期结束，我都会整理本学期学校工作的文档；重要的文档，另做一个目录，以备核查。明显可以感知，在这一年里，凡是重大的决策，都是从一个或几个文档开始的，最后的成果也都会体现在一个或几个文档里。研究校长写作行为时，我意识到，若没有这些文档，既无法有效组织完整的决策过程，也难以高质量完成管理活动。

关于校长写作，我的第一个体会是，写作是帮助自己掌握情况、理清思路、稳定情绪不可或缺的环节。面对重大事项，思绪混乱的时候，我习惯打开一个新文档，通过列表格梳理已确认的事项，并按照轻重缓急逐条排列。慢慢地，思路开始清晰起来。这些随手记录，在召开会议、补发通知或撰写文件时，均能被完整复用。

第二个体会是，管理的本质是沟通。口头表达固然也是沟通的方式，但它“说完即消失”的特性，使其具有巨大的局限性。初任校长时，我惊讶于很多事项即使多次口头强调，落实效果仍不尽如人意，有些甚至无响应。后来我总结经验，凡是涉及工作要求、决策部署或任务下达的，即使已口头传达，我仍会整理成文，以书面形式正式下发。这一举措使得工作落实情况明显好转，尤其是涉及专业内涵的事项，因为没有书面指引，教职工往往无法精准把握执行方向；而明确的书面材料，如同一份指南，让教职工在操作时有据可依。我常看到，教职工拿着我写好的书面材料，展开讨论、记录要点、操作实施。那一刻，我深刻地意识到，写作已然成为我履职校长过程中不可或缺的管理手段。

第三个体会是，校长写作不是纯粹“写”的过程，“写”和“做”是统一的。一方面，工作成效的固化离不开书面记录，因此，校长的写作贯穿学校管理工作的始终。另一方面，此类“写作”并不是校长“闭门造车”式的单项输出。其核心逻辑是：校长先“写一写”，随后跟大家一起“做一做”，而后再“写一写”“做一做”。总之，校长的“写”与校长的“做”，是在互为前提、互相促进的过程中完成的。举个例子，校长要做一个决策时，若大家空坐讨论，容易陷入无的放矢的困境。此时，校长可先将有关事项以“基本情况”的形式印发给大家，或将校长个人的基本思考（未确定的零碎判断）以“讨论材料”的形式呈现给大家，让讨论更具有针对性。讨论结束后，实践落地需要依托“任务下达书”，否则落实难免会打折扣——这便让管理又回归校长的写作环节。据我的经验，“任务下达书”应在讨论当天精准送达相关责任人。有时为保证效率，我在讨论前就拟定“任务下达书”的基本内容，待讨论结束根据实际情况略加调整即可及时发下去。对于重要事项，推进过程中还需“情况通报”之类的简短写作，实时同步动态。当然，不管事项大小，最后都要形成总结和评估类的书面文件以固化经验、反思不足。总之，校长写作以“写作”始，以“写作”终，但又不只有写作，写作是围绕“做”展开的——脱离实践的“写”毫无意义，缺乏书面指引与成果固化的“做”亦难达实效。

第四个体会是，校长在学校管理中进行写作，如何写，写成什么，没有规定，但绝不能“乱写”。关键要根据写作内容和写作意图，灵活选择适配的写作体式，其基本原则是根据目的确定形式，基本技巧是根据形式灵活把握“隐与显”的写作身份。具体而言，若写作目的是下达任务，就直接回答“谁负责”“做什么”“达成什么目的”“什么时候完成”“可用什么资源”“给什么权限”这六个问题；若旨在提供操作标准，宜采用表格形式呈现，使执行要求一目了然；若想以自己的观点影响他人，可采用“提供材料+基本判断”的形式构成文档；若是“通报情况”，则可采用直接分条述说的形式。总之，选择最能高效达成写作目的的表达方式，便是确定校长写作体式的核心。

从基本技巧来说，校长写作关键要处理好“个人写作”与“组织写作”的关系。“个人写作”易于理解，所谓“组织写作”，就是“校长个人以组织代言人身份在写作”，这种写作方式与“个人写作”是完全不同的。在写作技巧层面，我认为这是校长们最易混淆的地方。因此，以作者身份的“隐与显”为主线，我把校长写作分为五种：学术写作、公众写作、事务写作、专业写作和公文写作，它们的边界并不是绝对的，但在这五种写作类型中，作者身份是逐渐由“显”至“隐”的。若能精准把握这一区别变化，校长写作的体式便能基本贴合管理需求。

作者：李海林，上海新纪元双语学校校长，教育部国培计划专家库专家

来源：转自湖南教育微信公众号，原文刊于《湖南教育》2025年12月A刊总第1351期，原标题为《写作是校长管理工作重要的组成部分》